Sete medidas para economizar na gestão de viagens corporativas

Reduzir os custos das viagens corporativas foi a principal prioridade apontada por 66% das empresas participantes do GBTA Business Travel Index Outlook, divulgado pela Global Business Travel Association em julho de 2023 - seguida pelo aprimoramento da experiência do viajante, que veio em segundo lugar, com 42%. Não à toa, a mesma pesquisa indicou que, na hora de avaliar e planejar a organização de viagens, as principais métricas levadas em consideração por 62% dos gestores da área são justamente aquelas que dizem respeito à diminuição de custos. Mas como reduzir despesas após dois anos de aumentos nos valores de passagens aéreas e tarifas de hotéis, por exemplo? E, principalmente, como priorizar a diminuição de custos sem comprometer a boa experiência dos viajantes corporativos?

A resposta passa por estratégia, planejamento de longo prazo, análise de dados, e muita pesquisa: os gestores da área devem ter em mente que a otimização dos recursos da empresa no que diz respeito à gestão das viagens corporativas não se dá apenas no momento de procurar por uma passagem aérea mais barata, por exemplo; e nem envolve necessariamente um impacto negativo na experiência do colaborador e viajante. Confira abaixo sete medidas para economizar na gestão de viagens corporativas:

1 - Tenha políticas de viagem bem definidas

Sem políticas de viagem claramente especificadas, o colaborador não tem como saber se o roteiro que ele pretende seguir se encaixa no orçamento da empresa. Toda companhia deve definir - e deixar claro para todos os funcionários - pelo menos os seguintes itens no que diz respeito a viagens corporativas: limite de gastos com passagens aéreas, hospedagens, aluguel de carros, e assim por diante; como funciona o processo de aprovação das solicitações (e qual é o prazo para que as aprovações sejam feitas); e quais despesas serão cobertas pela empresa enquanto o colaborador estiver em viagem.

Também é crucial explicar como funcionam as rotinas de reembolso e de prestação de contas, por exemplo; e como a companhia vai pagar pelas despesas: os trabalhadores recebem via cartão corporativo? Se sim, o que devem fazer para ter acesso ao cartão?

As políticas de viagem da organização devem ser de fácil acesso, claras, concisas, e estar disponíveis para todos os funcionários. E, claro, como qualquer outra política empresarial, elas devem evoluir, ser adaptadas e atualizadas conforme as necessidades do negócio.

2 - Negocie com múltiplos fornecedores

Negociar com diversos fornecedores é a melhor maneira de comparar preços e escolher os melhores valores - sem ficar refém das cotações de uma agência, por exemplo; ou, ainda pior, tentar economizar procurando voos ou hospedagem em sites e aplicativos destinados a viagens turísticas. É preciso aumentar o leque de opções de voos, hotéis, locadoras de veículos, e contar com maneiras fáceis e práticas de comparar e negociar preços; de preferência por meio de uma plataforma especializada.

3 - Aproveite as vantagens da flexibilidade

Em qualquer viagem, imprevistos são comuns - e não é diferente nas viagens corporativas: um encontro com um cliente pode ser cancelado ou reagendado, um funcionário pode ficar doente. Reagendar uma passagem aérea em cima da hora pode ser caríssimo, e há hotéis e outras opções de hospedagem que cobram taxas quando o cancelamento é feito muito próximo do dia ou horário previsto para o check-in. Por isso, vale a pena investir em opções que permitam reagendamentos ou cancelamentos sem custos, ou por um preço menor que o regular. Mesmo que essas alternativas possam ter valores um pouco mais altos - e não parecer atrativas em um primeiro momento -, a economia garantida caso algum imprevisto aconteça compensa; especialmente no longo prazo.

4 - Planeje (e compre) com antecedência

Não é nenhum segredo que passagens aéreas e tarifas de hotéis tendem a ter preços mais acessíveis quando reservadas com antecedência. É interessante transformar essa medida em uma das políticas de viagem da empresa - definindo, por exemplo, um prazo mínimo para solicitação de aprovação de reservas -, e enfatizar junto aos funcionários a importância de planejar com antecedência. Algumas companhias oferecem até mesmo incentivos e recompensas aos trabalhadores ou times que se destacam no cumprimento dessa política.

5 - Faça a gestão de mobilidade durante as viagens

Aluguel de carros e despesas com aplicativos de mobilidade podem pesar no orçamento de uma viagem corporativa. Comece procurando hospedagens que fiquem próximas do destino final do funcionário: por exemplo, se o colaborador vai participar de um evento de vários dias, pode não valer a pena economizar na reserva de um quarto de hotel localizado mais longe, se todos os dias o viajante vai precisar gastar muito dinheiro com transporte para chegar até seu compromisso. Além disso, se diversas pessoas da empresa estão em viagem no mesmo local, encoraje-as a se organizar para ir e voltar juntas de seus compromissos diários, compartilhando carros de transporte por aplicativo.

Adotar essas medidas nem sempre é possível, mas, sempre que for, é vital encorajar os funcionários a utilizar meios de transporte que ajudem a organização a permanecer dentro do orçamento.

6 - Defina e monitore indicadores relevantes

Quais dos funcionários mais consomem o orçamento da empresa para viagens corporativas, e por quê? Quais deles estão devendo prestações de contas? Quais departamentos são os mais econômicos? Quais melhorias podem ser feitas, em termos de valores, em cada etapa das viagens - incluindo passagens aéreas, hospedagem e transporte no local? Quais despesas mais impactam o fluxo de caixa? Para tomar decisões mais estratégicas e acertadas, os gestores de viagens precisam contar com dados precisos e atualizados, que forneçam insights relevantes sobre a operação e o comportamento dos trabalhadores. Esses números podem ser obtidos pela definição e monitoramento de indicadores que sejam mais estratégicos para cada negócio.

O monitoramento de diferentes métricas também ajuda a identificar comportamentos e preferências, ampliando a possibilidade de tornar as viagens corporativas mais personalizáveis - e, assim, melhorar a experiência de cada colaborador viajante.

7 - Adote um sistema de gestão especializado

Um sistema especializado em gestão de viagens corporativas garante que todos os processos fiquem dentro das políticas de viagens da empresa, permitindo inclusive aprovações automáticas quando as solicitações dos funcionários corresponderem às exigências da companhia. Mais do que isso, uma ferramenta especializada evita fraudes nos processos, garante maior controle sobre adiantamentos e reembolsos - além, claro, de possibilitar o acompanhamento de métricas estratégicas, conforme mencionado anteriormente.

Por meio de uma plataforma acessível a todos os colaboradores, cada funcionário também ganha autonomia para solicitar e agendar suas próprias viagens, o que otimiza o tempo dos gestores da área e permite uma maior personalização na organização dos itinerários. Contar com um sistema de gestão específico para viagens corporativas permite fazer escolhas mais inteligentes e econômicas, facilitando e otimizando todo o processo.