As reuniões (e o ranço) têm futuro?

E se as organizações abolissem as reuniões de suas rotinas?

Muita gente se queixa da agenda repleta de reuniões, e não é raro dizer que algumas delas poderiam ser um e-mail.

Certamente, nesses casos há desperdício de tempo e de energia. Mas, a razão para isso acontecer tem muito mais a ver com a forma de gerir a reunião do que com o assunto ou o projeto em discussão.

De modo geral, as reuniões têm uma pauta e a discussão é exposta para que as pessoas se manifestem à medida que desejam falar ou que são questionadas sobre o assunto, entendendo que assim se propicie a fluência natural da comunicação.

No entanto, há marcadores que demonstram que nem sempre há espaço para todos falarem, onde há interrupções e silenciamentos não há fluência, mesmo assim, eles passam despercebidos porque foram naturalizados, historicamente. Isto gera desinteresse e repulsa à situação.

Ted Rau, linguista alemão, cocriador da sociocracia para todos, escreveu que não imaginamos o quanto a ideia de “deixar rolar a conversa” em reuniões de trabalho é menos libertadora e muito mais opressiva. Se repararmos bem, segundo ele, quem fala detém a palavra em quase todas as reuniões, muitas vezes desestimulando ou mesmo impedindo que pessoas introvertidas, menos articuladas ou com cargos menores se expressem. Além disso, quando numa sala de reunião apenas alguns falam, as informações e pontos de vista de quem não fala são suprimidas, ou seja, colhe-se menos informações, menos impressões, menos ideias. Nesse ambiente, consequentemente, a escuta é refratária e rasa.

Mas por que insistimos neste modelo falido de reunião?

A minha hipótese é que temos necessidade de encontros e conversas por sermos seres sociais, precisamos de interação e conexão interpessoal. Por meio das interações nós criamos, construímos, solucionamos... Nada disto acontece por e-mail ou qualquer aplicativo de mensagem, porque falta o essencial.

Quantas boas ideias podem nascer em uma reunião bem gerida?

Posiciono-me em defesa das reuniões, pois quando nos reunimos estamos dizendo, de maneira até rudimentar, que somos parte do mesmo grupo, a nossa identidade pode ser reconhecida e fortalecida nas reuniões, podendo derivar pertencimento, curiosidade, engajamento e muito mais.

É neste contexto, sentido coletivamente, que os participantes se comprometem com as decisões, se corresponsabilizam pelos resultados e desenvolvem o espírito da colaboração.

Ou seja, reuniões devem ser espaços de escuta, aprimoramento e reparação, onde os objetivos são acordados e os processos são definidos. Se houver alinhamento, é possível que se ganhe celeridade, com menos ruídos de comunicação e mais celebrações.

A liderança que conhece e aproveita os sentidos de se realizar reuniões mantém a segurança no percurso e na equipe, pois sabe que construiu relações com autonomia e intimidade suficientes para fazer acontecer.

E, mesmo em uma empresa tradicional, com hierarquia vertical, a gestão saudável das reuniões pode permitir a diluição do peso do poder dos cargos (para arejar as ideias ou fortalecer as equipes) sem que isso signifique desordem ou descontrole.

Por esses argumentos, fica claro que reuniões são eventos positivos e necessários para as organizações, concorda?

Então, como desfazer o ranço que se criou em torno das reuniões?

Sem titubear eu digo que é exercitando a intencionalidade da comunicação e privilegiando as relações interpessoais, naturalizando (aí sim) as rodadas de discussão. Tão simples que nem parece inovação.

A rodada é uma abordagem que preconiza que todos falem em reuniões, cada um na sua vez, garantindo que os participantes tomem suas posições, façam observações, manifestem suas impressões, sem que seja preciso atropelar o outro, ou interromper sua fala. É um dos princípios da sociocracia que neste recorte nos serve para resgatar o sentido perdido das reuniões.

É inovador porque desafia o status quo propondo a quebra de um hábito antigo das empresas repetido até pelas mais disruptivas.

Evidentemente que, neste modelo, se alguém não quiser falar o fará intencionalmente, exercendo sua autonomia. Isto é muito diferente de não falar por falta de oportunidade ou por qualquer tentativa de obstrução.

Esta dinâmica reflete a intenção dos discursos, facilita a organização das informações, potencializa a escuta atenta e profunda, conferindo às reuniões o cumprimento das expectativas como espaço de trocas, evolução, alinhamento e motivação das equipes, comitês e grupos.

Sabemos que padrões internalizados e repetidos ao longo dos anos não se modificarão de uma hora para outra, que a cultura das organizações (ou de grande parte delas) é impregnada por hábitos que desconectam e acentuam desigualdades – é o caso de muitas reuniões.

Daí a importância de batalharmos pela mudança da mentalidade e do comportamento para transformar as atitudes, com reconhecimento do lugar de convívio e colaboração, salutar para as relações profissionais.

Que tal se, ao invés de abolirmos as reuniões da rotina profissional, propuséssemos formatos melhores que nos permitam construir e viver experiências significativas e conectivas?