Inteligência de negócios para empreendedores

Sempre falo para minha equipe que, para tomar uma decisão, preciso da informação correta, mesmo que seja em papel de pão. Depois evoluímos para uma planilha e, por fim, implementamos uma solução de Business Intelligence (BI).

Uma das maiores dificuldades do gestor é ter a informação a tempo e a hora. Se tiver que ficar fazendo conta, não vale a pena: perdemos o timing e corremos o risco de tomar uma decisão inadequada. Informação truncada e descontextualizada mais atrapalha do que ajuda.

As PMEs normalmente trabalham sob o fio da navalha e com base no instinto do dono, não há muito tempo para se aprofundar nas análises. Normalmente, o empreendedor toma decisões com base em sua experiência empírica do negócio. Na medida em que a empresa cresce e o empreendedor não está mais tão próximo da operação, eventualmente uma decisão baseada em feeling pode ser acertada, mas, sem a clareza de dados, possivelmente não será a melhor.

Em seu livro Small Data, o dinamarquês Martin Lindstrom, diz que “os dados gerais podem ser muito precisos, mas costumam perder sua validade quando os humanos costumam entrar em cena, agindo… como seres humanos”. Para ajudar o empreendedor a tomar decisões mais assertivas, com base em dados, existem soluções muito inteligentes, tais como o BI, uma ferramenta que proporciona painéis de indicadores estratégicos de desempenho.

Entendendo o BI

As soluções de BI coletam e processam os dados disponíveis na organização – sejam eles textos, planilhas, sistemas ou bancos de dados – e os convertem em formatos de fácil interpretação, tais como gráficos e painéis, facilitando drasticamente a vida de quem está analisando a informação.

Ao adotar o BI em seus negócios, o empreendedor passa a contar com um grande aliado que o ajudará a identificar onde estão os problemas da sua empresa, seja na área operacional, comercial ou administrativa. Para ilustrar, pense em um indicador da área comercial, no qual podem ser obtidas informações como volume de vendas por região, por vendedor, ticket médio, etc.

Ao reunir dados sobre a operação e organizá-la em uma ferramenta de BI, será possível identificar que determinado vendedor está vendendo muito produto com baixa margem de contribuição ou identificar qual produto que tem mais saída – e, assim, pensar em estratégias comerciais a partir daí. Tudo de uma forma visualmente atrativa e baseado em informações coletadas diretamente da fonte.

Superando obstáculos para a utilização do BI em PMEs

Apesar de o BI estar sendo amplamente utilizado nas organizações, existe um tabu para o uso da tecnologia pelas pequenas e médias empresas. Um dos principais obstáculos à adesão do BI é financeiro. Quando se fala em adquirir uma licença software, logo se pensa em desembolsar um valor incompatível com a realidade do empreendedor, levando-o a optar por fazer controles básicos de seus dados – o que pode tirar a vantagem competitiva da empresa.

Mais importante do que o aspecto financeiro, durante minha experiência observo que há outros elementos a serem considerados. Para que seja possível implementar essa tecnologia, as PMEs precisam se atentar a algumas questões muito importantes: deve-se ter a cultura da informação, documentar as entradas e saídas corretamente, mapear e documentar todos os processos (compras, vendas, financeiro), envolver a equipe para que os lançamentos e registros sejam feitos imediatamente e de forma adequada.

Do atendente ao presidente, todos precisam entender a importância de manter os processos bem documentados, seja por meio de um ERP de mercado, uma planilha ou um aplicativo desenvolvido sob medida. Outro aspecto fundamental é a definição dos indicadores estratégicos, os mais relevantes para seu negócio. O ideal é escolher indicadores que avaliam diretamente o resultado do “core” da sua empresa – cuidado para não definir indicadores que não vão agregar valor para sua gestão ou para o seu resultado.

Ram Charan, em seu livro Know How, nos ensina que “para atingir um objetivo você deve estar psicologicamente à vontade para ir além do pensamento tradicional sobre um setor e perceber o que está acontecendo do lado de fora, ligar os fatos e descobrir quais são as novas oportunidades.” Quando bem desenvolvido, estruturado e aplicado, o BI proporciona justamente isso aos empreendedores: descobrir novas oportunidades – seja de redução de custos, otimização de processos, novos mercados, serviços ou produtos.

Entendido o valor da informação e definidos os indicadores do seu negócio, é hora de escolher a solução mais aderente ao seu negócio, avaliando o custo-benefício e a facilidade de uso. O importante neste processo será ter sempre em mente que “muitas pessoas não assumem os problemas porque não conseguem aceitar sua parcela de responsabilidade sobre eles”, como destaca Roger Connors em O Princípio de Oz.

A gestão de dados da sua empresa é também uma responsabilidade sua, empreendedor.