Tirar da cabeça e botar no papel: o impacto de definir um processo de vendas

As metas direcionam, as ferramentas facilitam e o perfil dos vendedores conquista. Mas não basta uma empresa ter a melhor combinação desses fatores. Se não houver processos comerciais bem definidos, as vendas não deslancham. 

Um executivo ou um empreendedor normalmente enxerga com clareza as etapas necessárias para vender seu produto ou serviço. O processo, em geral, é compartilhado também com o gerente comercial. Frequentemente, no entanto, o fluxo de atividades não é claro para o vendedor, justamente quem está em contato com os clientes. Esse é um dos principais motivos que impedem as equipes de vendas de conquistar bons resultados.

Um levantamento anual elaborado pela consultoria CSO Insights demonstra isso com clareza. Empresas que aliam um nível elevado de relacionamento com os clientes com a formalização do processo de vendas - documentando as etapas e acompanhando os resultados em cada uma delas - têm os melhores resultados. Nelas, mais de 60% dos vendedores superam as metas e a taxa de perda de negócios é de 27%. Quando os vendedores têm apenas habilidades básicas e as vendas acontecem em etapas aleatórias, as metas são superadas em 45% dos casos e a taxa de perda beira 40%. Mais de 900 companhias foram consultadas no estudo deste ano.

O que é processo de vendas?

Por processo de vendas, entenda as tarefas necessárias, em ordem cronológica, para que uma venda aconteça. É o caminho pelo qual um vendedor deve conduzir o cliente desde que ele toma conhecimento da empresa até o momento em que assina o contrato. Estabelecer essa trilha com começo, meio e fim que façam sentido é um desafio que exige estudo e dedicação, seja em pequenas empresas ou em grandes companhias.

Em algumas empresas, o processo envolve vendas que podem levar meses ou até anos para serem concretizadas. Com a ambiciosa meta de abrir uma nova unidade por mês em 2019, a AlphaGraphics Brasil, franqueadora da rede americana de gráficas digitais, por exemplo, precisou formalizar as etapas de negociação de uma franquia. Foram meses de testes e planejamento, e um resultado imediato: o ganho de agilidade, que permitiu dobrar a quantidade de potenciais investidores contatados a cada mês.

Em outras organizações, o produto é bem concreto: no caso da Stampare, uma confecção do interior de São Paulo, camisas sociais, polos e camisetas corporativas. Lá, estabelecer as etapas do processo comercial serviu para encurtar o ciclo de vendas (de 40 para 28 dias), com o claro objetivo de acelerar a retomada dos níveis de faturamento pré-crise econômica, o que conseguiu em 2018.

Implementar um processo de vendas pode ser uma tarefa mais simples se três aspectos forem considerados:

As etapas precisam ficar claras para todo mundo

Algumas empresas elaboram processos de vendas com até nove etapas. Outras enxergam apenas apenas quatro passos. Não importa. O necessário é fazer dos quatro ou nove passos algo tangível. As pessoas precisam saber o que fazer de cada vez, para que identifiquem as etapas já cumpridas e as que estão pendentes. Uma maneira de facilitar o entendimento é dar forma visual ao processo. Um gráfico ou um fluxograma podem ajudar se estiverem expostos na sala de reuniões, por exemplo. Aos poucos, as etapas estarão tão bem assimiladas que os vendedores saberão os próximos passos sem ter de consultar o gráfico.

A equipe de vendas precisa de acompanhamento

É necessário acompanhar diariamente como os vendedores estão se relacionando com os clientes para assegurar que eles avancem mais um degrau. O gerenciamento da equipe de vendas envolve repassar os acontecimentos do dia anterior, de modo a identificar as abordagens vencedoras e, principalmente, quais foram os motivos da perda de negócios.

O desempenho das vendas deve ser monitorado

Vendedores profissionais reconhecem a importância de observar com atenção os dados gerados pelas equipes comerciais. Quantas ligações são necessárias para fechar um negócio com clientes de determinado setor? Quanto tempo de intervalo entre uma visita e a próxima dá mais resultado? Insistir no contato após determinado período ajuda ou atrapalha? Por isso, é recomendável registrar o desenrolar de cada etapa do fluxo de vendas. Essas informações podem ser usadas de maneira estratégica para ajustar o processo - que, é importante ressaltar, não deve ser estático, e sim dinâmico.

Processos comerciais mantidos apenas na cabeça devem ser rapidamente transferidos para o papel e compartilhados tanto quanto possível com todos os envolvidos. As vendas agradecem.