Paralelismo: a chave do sucesso

Muitas vezes, ao buscar aumentar a eficiência ou economizar tempo para atingir os prazos de um projeto, uma pessoa tenta trabalhar em duas atividades paralelamente. Agindo dessa forma, porém, o efeito tende a ser nulo ou até negativo.

Isso ocorre pois nenhuma das atividades realizadas foi feita com a atenção necessária. A distribuição de empenho simultâneo acaba sendo falha.

Acontece quando uma mesma pessoa se divide em tarefas ao mesmo tempo. Mas, felizmente, não ocorre quando diferentes indivíduos se debruçam sobre o mesmo projeto.

Se ele depende da conclusão de duas ou mais tarefas distintas para ser bem-sucedido (caso elas não sejam inteiramente dependentes uma da outra), é possível usar o paralelismo para concluir essas tarefas ao mesmo tempo. Logo, o projeto fica pronto mais rápido.

No paralelismo em trabalhos em equipe, cada pessoa do time fica responsável pela atenção a uma única tarefa de cada vez. É um modelo organizado para que todos os membros cumpram suas funções de forma simultânea.

É dividir tarefas de maneira inteligente. O bom e velho “matar dois coelhos com uma cajadada só” – com todo o respeito aos coelhinhos metafóricos.

Se cada um dos integrantes da equipe trabalha paralelamente aos outros, é possível realizar mais tarefas ao mesmo tempo e com a devida atenção. Ou seja, isso aumenta o ritmo e a quantidade de entregas de forma muito mais ágil, barata e com maior qualidade em cada uma. Da mesma forma, reduz o tempo total que seria necessário, o que permite dar início a outros projetos.

Contudo, um detalhe importante. Esse processo só pode dar realmente certo se tiver um bom gerenciamento e técnicas otimizadas para lidar com as pessoas e os cronogramas.

A substituição do modelo "cascata"

O modelo “cascata” foi muito usado no início da gestão de desenvolvimento de softwares e em várias áreas de engenharia por sua organização em fases lineares e trabalhos sequenciais. Nesse modelo, uma tarefa ou uma parte do processo só pode ser iniciada após a etapa anterior ser finalizada corretamente, e assim por diante, uma após a outra.

Ele não é necessariamente ruim, porém, atualmente, já não é mais útil ou produtivo para muitos dos setores no mercado. O cascata foi substituído por uma gama maior de metodologias ágeis que permitem trabalhos menos engessados e mais flexíveis.

Há filosofias, estruturas de trabalho e modelos de agilidade que visam a economia de tempo e custos e o aumento contínuo da qualidade. Esses benefícios podem ser experimentados implementando métodos como PMBOK, scrum, safe (Scaled Agile Framework), extreme programming (XP), lean, kanban e várias outras abordagens que podem se adaptar melhor para cada empresa.

O mundo corporativo de hoje tem mais recursos tecnológicos e capital humano do que antes. Da mesma forma, as organizações têm cada vez mais concorrentes no mercado. Por isso, esses recursos não podem ser gastos à toa, nem deixados ociosos. Seu uso e gerenciamento precisam ser otimizados em cada projeto.

Organização de tarefas

O ritmo frenético de demandas, mudanças tecnológicas, econômicas e o surgimento de novos players obriga as empresas e cada uma de suas equipes a ter as tarefas e processos mais bem desenhados para permitir que não haja ninguém ocioso. Com igual, ou maior, importância que o andamento dos projetos em si, as pessoas envolvidas também devem ser devidamente gerenciadas e apoiadas. Nessas correrias do dia a dia, a divisão e a delegação de responsabilidades precisam ser feitas de forma sensata e humanizada para não sobrecarregar, estressar nem esgotar as pessoas.

Obviamente há determinados processos, indivíduos e equipes que precisam aguardar até que determinado material seja entregue por outros envolvidos para que os trabalhos possam ser continuados corretamente. Contudo, isso deve ser apenas uma pequena parte de um projeto muito maior que permita que ocorram trabalhos paralelos, o que deve ser devidamente identificado e explicado pelos gestores.

Cabe aos líderes da organização e das equipes mapear quais são os processos, as pessoas envolvidas, os potenciais gargalos e a amplitude de tarefas e entregas esperadas para o momento mais urgente. E também para os próximos momentos.

Quando essa identificação está completa e correta, é possível distribuir adequadamente tudo o que precisa ser feito no cronograma do projeto. Dessa forma, os times podem saber quais são as tarefas que eles têm de priorizar no momento e quais as outras a que deverão se dedicar mais tarde. Com isso, às vezes é possível adiantar alguns processos, eliminando a ociosidade.

Lidar com o paralelismo aplicado às tarefas feitas por pessoas ou equipes distintas, assim como o paralelismo do mapeamento da lista de entregas desejadas agora (ou no futuro próximo) pode colaborar no sucesso do projeto. Garante que uma quantidade maior de tarefas será desenvolvida no mesmo período, aumenta a vazão dos processos e as entregas com qualidade. E, ainda, no menor prazo.