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Highlights do livro Gestão de projetos, de Stephen Baker e Rob Cole. Saiba mais sobre livro em: https://goo.gl/j7nFqP


 

Ao planejar um projeto, é essencial que as pessoas compreendam com clareza quais são as metas do processo e suas implicações mais importantes.

Existem projetos que já nascem condenados ao fracasso. É comum ver prazos irreais e parâmetros definidos sem clareza, e o trabalho começa instável desde o início. Não raro, o gestor assume a posição de espectador inocente diante de um acidente que ele mesmo ajudou a causar. Os projetos fracassam por diversos motivos, mas com grande frequência um fator crucial está no planejamento inicial – ou na ausência dele.

Um gestor eficiente sabe que elaborar um planejamento consistente e confiável constitui uma das pedras fundamentais para uma condução competente. Embora essa etapa seja ao mesmo tempo uma arte e uma ciência exata, a experiência anterior e o bom senso desempenham um papel crucial. Existem também alguns princípios básicos que podem ser valiosos.

Você terá de colocar em prática sua capacidade de planejar assim que assumir o projeto. Há grandes possibilidades de herdar parâmetros irreais ou então não receber absolutamente nada de concreto, e não se surpreenda se os prazos e as premissas considerados na concepção do projeto estiverem repletos de otimismo sem fundamento.

Nem tudo está perdido e, paradoxalmente, quanto pior for o ponto de partida, maior a oportunidade de consertar as coisas. Gestores de sucesso precisam ter a capacidade de resgatar projetos em situação crítica – e, em geral, se sentem realizados quando isso acontece. Vale lembrar que o caminho para a recuperação começa com a elaboração de um planejamento consistente.

Sinais de alerta

Você terá dificuldades se:

  • O projeto já mudou de nome pelo menos uma vez, a fim de esquecer a trajetória anterior e tentar recuperar uma imagem positiva.
  • Você é o mais recente de uma longa sequência de gestores à frente da missão.
  • Outros gerentes parecem bastante contentes ao saber que o projeto foi passado para você.
  • O projeto já está em andamento há tempos sem apresentar resultados concretos.

Antes de avaliar a consistência e o que fazer para garantir essa característica, vamos retomar um ponto de grande interesse: o momento em que o gestor recebe a incumbência de comandar um projeto.

Dada a largada

Para um gestor eficiente, o projeto começa quando ele assume a responsabilidade pela tarefa. Muitas vezes, o processo pode estar definido e até em andamento quando chegar a suas mãos e, no pior cenário possível, pode ter um passado conturbado. Ainda que você assuma o projeto relativamente no início, é provável que algumas etapas já tenham sido iniciadas e talvez até exista uma equipe montada antes da sua chegada, com divergências sobre as prioridades.

Ao iniciar uma nova atribuição, você precisará de toda a sua perspicácia. Assumir a responsabilidade de um projeto novo é um momento crucial. Em geral, sempre há uma breve “lua de mel” em que não há problemas em questionar (de forma construtiva) o que foi feito até então e sugerir alterações no percurso. É essencial usar esse período de acomodação da melhor maneira e fazer uma avaliação geral rápida. E, quando identificar eventuais obstáculos, você vai precisar usar suas habilidades para colocar o projeto nos trilhos o mais rápido possível.

Avaliação rápida: cinco perguntas básicas
  1. Os objetivos são claros e fáceis de aferir?
  2. Existe registro dos resultados que o projeto deve apresentar e todos estão informados sobre isso?
  3. À primeira vista, os atuais compromissos com prazos, entregas e recursos parecem realistas?
  4. Se o projeto se encontra em estado avançado, existe um registro claro das decisões tomadas e das premissas adotadas no início?
  5. A equipe trabalha bem em conjunto e todos têm clareza quanto aos objetivos esperados?

Embora seja impossível prever todos os cenários possíveis, existe uma técnica confiável para assumir um novo projeto com olhos atentos e reduzir os riscos de problemas: investir em um planejamento adequado e coerente. Se ninguém fez isso ainda, dedique-se à tarefa o mais rápido possível.

A voz da experiência

Assumir um projeto “quase pronto”, com apenas alguns aspectos a corrigir, pode ser um verdadeiro pesadelo. Na hora de avaliar o que falta realizar, com frequência prevalece a tendência a um otimismo ilusório.

Quais as qualidades de um bom planejamento?

O planejamento reúne em um único documento o que se espera do projeto e como essas metas serão concretizadas. Registra os principais aspectos relacionados ao assunto, desde os objetivos até os resultados, passando pelos principais marcos ou etapas e pelos recursos necessários. Um planejamento adequado constitui uma das bases de qualquer projeto e deve conquistar a confiança de todos os envolvidos.

A iniciativa de elaborar o planejamento já constitui um excelente exercício de avaliação, pois fazer o estudo é uma forma rápida de identificar problemas e começar a abordá-los. Em um projeto definido e fundamentado, essa tarefa deve ser simples. Já no caso de projetos apoiados em premissas imprecisas ou equivocadas (o que não é muito raro), fazer um planejamento promete grandes desafios.

Um planejamento imperfeito é melhor do que não ter planejamento algum. É prudente apresentar um documento honesto como ponto de partida, mesmo que tenha falhas óbvias, pois seus colaboradores podem ajudar a aperfeiçoá-lo. Em geral, isso funciona melhor do que gastar um tempo imenso tentando produzir algo próximo à perfeição logo de início.

Mais do que uma lista de tarefas

Nem todos os gestores conhecem a diferença entre um planejamento e uma lista de tarefas. Se pedirmos a um grupo aleatório para apresentar um planejamento, é provável que a maioria traga uma relação de etapas, em geral na forma de gráfico com barras, conhecido como diagrama de Gantt. No entanto, é grande a diferença entre esses dois documentos e a finalidade de cada um.

Uma tabela com as tarefas, em geral, descreve as etapas que integram um projeto e o tempo que cada uma deve consumir, além de, talvez, alguns marcos importantes. Esse tipo de documento permite que o gestor acompanhe e controle o andamento do processo. Um planejamento eficiente também inclui esses itens, além de vários outros.

Atenção especial

Entre os itens que devem constar em um planejamento, alguns elementos merecem atenção especial. Constituem a base do documento e correspondem aos cinco aspectos mínimos que todo planejamento precisa contemplar.

Aspectos básicos de um planejamento 
  1. Definição dos objetivos

Ao planejar um projeto, é essencial que as pessoas compreendam com clareza quais são as metas do processo e suas implicações mais importantes. Se o cliente não tem muita certeza sobre o que o espera, a tarefa de planejar fica mais árdua e pode ser importante perguntar se é o caso de seguir em frente.

  1. Abrangência

Todos os projetos precisam contar com uma definição clara de sua extensão, com a nítida determinação dos limites do que será ou não entregue como resultado. Com grande frequência, quem encomenda o projeto prefere não estabelecer fronteiras muito rígidas, com medo de que a medida iniba a criatividade ou afete os requisitos.  No entanto, é preciso chegar a um equilíbrio e apostar na clareza.

  1. Principais resultados

Nenhuma pessoa em juízo perfeito contrataria uma construtora com a simples incumbência de “construir uma casa”. No mínimo, é preciso definir o que se espera como resultado – um sobrado de três dormitórios com dois banheiros e garagem, por exemplo –, além de se amparar em recursos adicionais, como a planta do imóvel.

  1. Recursos

Em geral, quem encomenda o projeto faz questão de saber como andam os gastos, e uma das perguntas eternas é: quanto vai custar? Por outro lado, o gestor quase sempre enfrenta pressões para conter o fluxo de despesas e, às vezes, até para cortar gastos. Não há nada errado com o controle dos recursos, mas essa pressão pode chegar ao limite da irrealidade. Esteja atento às demandas por corte quando o orçamento já for otimista ou quando alguém sugerir algum tipo de malabarismo financeiro.

  1. Cronograma

Assim que as premissas básicas estiverem estabelecidas, a primeira pergunta que o gestor ouvirá é “Quando podemos ver o planejamento?”. Em primeiro lugar, o cliente vai querer saber quando o processo estará pronto, além de questionar como você chegou a essas datas. É essencial não apresentar datas extremamente otimistas, movido pelo desejo de agradar. Depois que a etapa dos elogios e parabenizações passar, você ficará preso a um cronograma que poderá lhe roubar o sono. Prefira apresentar um planejamento realista e fundamentado.